El incumplimiento de depositar las cuentas anuales y sus consecuencias


CCAAEn estos días están muchas de las empresas inmersas en la preparación del depósito de las cuentas anuales. Estas forman una unidad que comprenden el balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo (para empresas que no estén consideradas PYMES ni realicen Balance Abreviado) y la Memoria. El objetivo de estos documentos es mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con la vigente norma mercantil.

Las Cuentas Anuales deben ser formuladas por el empresario o por los administradores de las empresas dentro del plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio, es decir, que para las empresas cuyo ejercicio haya finalizado el 31/12/2013, las cuentas han debido ser formuladas antes del 31 de marzo de 2014.

La aprobación de las Cuentas Anuales debe realizarse por la Junta General Ordinaria de socios, que deberá celebrase en el plazo de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio social, es decir, que para las empresas cuyo ejercicio haya finalizado el 31/12/2013, las cuentas han debido ser aprobadas antes del 30 de junio de 2014.

Por último se dispone de un mes, desde la aprobación de las cuentas, para su depósito en el Registro Mercantil, es decir, que para las empresas que hayan aprobado las cuentas el 30 de junio de 2014, el plazo de presentación terminaría por tanto el próximo día 31 de julio.

Estan serían las diversas fases en la realización de las cuentas anuales, que concluiría con el depósito de las mismas, aunque esto no deja de ser la teoría, ya que en la práctica más del 40% de las sociedades ahora mismo vigentes no llegan a depositar sus cuentas en su Registro Mercantil.

¿Cuál serian los principales perjuicios para la empresa de esta falta de depósito de las Cuentas Anuales?

1.-  El cierre de la hoja del registro para la empresa, que le impedirá inscribir la mayoría de los actos jurídicos de la misma. Pensemos que no será inscribible por ejemplo cualquier modificación en los estatutos,  nombramientos de administradores, poderes dados por la empresa a favor de terceros…, es decir que dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento subsista.

2.- Imposiciones de sanción por no depositar las cuentas.

Respecto de las sanciones, dentro del primer mes de cada año, los Registradores Mercantiles están obligados a remitir a la Dirección General de los Registros y del Notariado una relación alfabética de las sociedades que no hubieran cumplido, durante el año anterior, la obligación de depósito de las cuentas anuales. Después, dentro del segundo mes de cada año, la Dirección General de los Registros y del Notariado trasladará al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas las listas de las empresas incumplidoras, para la incoación del correspondiente expediente sancionador, aunque la realidad es que el volumen de sanciones impuestas es reducido y pequeño proporcionalmente a las empresas incumplidoras.

Las sanciones pueden ser de 1.200 euros hasta 60.000 euros, por cada año de retraso en la presentación. Cuando la empresa tenga un volumen de facturación superior a los 6 millones de euros, la sanción puede llegar a los 300.000 euros. Las infracciones prescriben a los 3 años.

3.- Mala imagen empresarial. El deterioro de la imagen de empresa, por la falta de transparencia y de la información para terceros que tienen relación con la empresa, entre los que conviene destacar principalmente a las entidades financieras y los proveedores y clientes, que cada vez con mayor asiduidad procedan a solicitar los balances ya registrados.

4.- Derivación de responsabilidad de dicha acción contra el órgano de administración de la mercantil. Quizás la consecuencia más grave que pueda tener, aquí vamos a distinguir dos tipos de responsabilidades.

Por una parte, al no presentar las cuentas, no se actúa con la diligencia exigida al administrador por lo que si esta actuación u omisión de depósito, origina un daño a la Sociedad, podría tanto la propia Sociedad como los socios o un tercero reclamarte los daños causados a la Sociedad por este hecho. Por tanto los administradores tanto los de hecho como de derecho podrían si esta responsabilidad fuese demostrada responder frente e socios, sociedad o acreedores de los daños causados por por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo.

Y por otra parte,  otro tipo de responsabilidad, sería la recogida en la Ley Concursal, que incluso establece la posibilidad de responder de todas las deudas de la sociedad.

Esto se produce cuando el concurso de acreedores de una sociedad mercantil se califica culpable, esto es, cuando en la insolvencia de la empresa ha habido dolo o culpa grave de los representantes legales de la Compañía en concurso, implica sanciones sobre los administradores de la sociedad en concurso. En la Ley Concursal se establece los supuestos concretos que merecen la calificación de culpable del concurso como son:

  • Incumplimiento sustancial en la llevanza de la contabilidad
  • Haber cometido alguna irregularidad relevante para la comprensión de la situación patrimonial o financiera del deudor
  • Haberse alzado con la totalidad o parte de sus bienes en perjuicio de sus acreedores
  • Cuando antes de la fecha de la declaración de concurso el deudor hubiese realizado cualquier acto jurídico dirigido a simular una situación patrimonial ficticia.

En cambio, existen otras presunciones legales que determinarán la calificación culpable del concurso, salvo que se presente prueba en contrario que destruya la presunción previa de culpabilidad, que son:

  • Quienes hubieran incumplido el deber de solicitar en plazo la declaración del concurso. Recordemos aquí la necesidad de que el patrimonio de la sociedad tiene que ser como mínimo el 50% del capital social de la empresa siempre. Esta es una situación que desgraciadamente es muy habitual en las empresas y no suele darse demasiada importancia.
  • Quienes hubieran incumplido el deber de colaboración con el juez del concurso y la administración concursal.
  • Si el deudor obligado legalmente a la llevanza de contabilidad, no hubiera formulado las cuentas anuales, no las hubiera sometido a auditoría, debiendo hacerlo, o, una vez aprobadas, no las hubiera depositado en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

En suma y concluyendo, atienda nuestra recomendación y vigile el cumplimiento de su obligación de depositar las cuentas anuales, evitará sustos, ofrecerá una mejor imagen empresarial y sobre todo evitará posibles sanciones.


 

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