La legalización de los libros contables.


 

libros contablesLos libros de contabilidad son de obligatoria presentación para aquellos que deban llevar contabilidad ajustada al código de comercio y habrán de ser presentados para su legalización en el registro mercantil provincial correspondiente al domicilio social de la empresa.

El objetivo que cumple la legalización de libros es el establecimiento de un precinto en la información contable de manera que no sea posible su posterior manipulación, si bien, una vez finalizado el proceso de legitimación, tanto el archivo como la custodia de los libros serán responsabilidad del propio empresario.

Los libros obligatorios para los empresarios según lo establecido en el  artículo 25 del Código de Comercio son dos: un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario. Así, el libro inventarios y cuentas anuales será un documento único compuesto por las transcripciones de los siguientes estados:

  • Balance inicial detallado de la empresa.
  • Balances de comprobación trimestrales a través de balances de sumas y saldos.
  • Inventario  de cierre del ejercicio articulado en un balance de cierre.
  • Cuentas anuales.

El contenido de las cuentas anuales estará en función del plan general contable al que este acogida la entidad presentante, así, aquella que ajuste su contabilidad a las normas del PGC Pymes habrá de presentar balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria, mientras que los empresarios que cumplan las disposiciones del PGC normal deberán adjuntar además el estado de flujos de efectivo.

El libro diario ha de registrar día a día todas las operaciones con transcendencia contable relativas a la actividad de la entidad de forma ordenada y correlativa, permitiéndose la anotación conjunta de las operaciones por periodos inferiores al mes siempre y cuando su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes como podría ser el libro detalle de diario.

Además de los mencionados libro de inventario y cuentas anuales y libro diario, podrán ser presentados para su legalización cualquier otro documento que facilite la comprensión de los libros obligatorios, como podrían ser el libro mayor, el mencionado libro detalle de diario, etc, o bien aquellos otros que pueda llevar el empresario en el ámbito de su actividad empresarial.

El reglamento que regula el funcionamiento del registro mercantil establece los términos en los que han de presentarse los libros obligatorios fijando un plazo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio, así, una entidad cuya fecha de cierre de ejercicio coincida con la finalización del año natural, 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año siguiente para realizar la presentación de los libros de contabilidad en plazo.


 

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